Как бизнесу перейти от хаоса в финансах к порядку

Первый и самый главный шаг - определите ответственного за финансы. Если нет ответственного, все дальнейшие шаги бесполезны.

Кто может быть ответственным:

• штатный финансовый директор
• финансовый директор на аутсорсинге
• экономист
• главный бухгалтер
• сам руководитель предприятия.

Как выбрать такого ответственного?
Во-первых, у него должны быть знания и опыт. Только человек, понимающий законы экономики, правила антикризисного управления, обладающий многолетним опытом работы с финансами различных компаний и отраслей, может знать все нюансы управления денежными потоками.

Во-вторых, у него должно быть на это время. Финансы предприятия - не дополнительная обязанность и не факультатив. Загруженный своими обязанностями сотрудник не сможет мыслить стратегически, не сможет выделить время на построение и проверку гипотез и создание грамотно
функционирующей системы.

В-третьих, у него должен быть желание навести порядок в финансах.

В-четвертных, понимание функционала. Напишите нам, и мы пришлем вам сравнительную таблицу с функционалом.

Собственник предприятия и топ-менеджеры должны осознать, что им придется тратить время на то, чтобы не только выслушать проблемы и предложения от ответственного за финансы, но и проверить вместе гипотезы, рассмотреть различные варианты и пути решения проблем.

Наведение порядка в финансах - это всегда болезненный процесс для предприятия. Практически всегда этот процесс вызывает сопротивление со стороны сотрудников всех уровней.

Чтобы порядок наводился не только на бумаге и формально, но и в реальности, необходимо проводить беседы с персоналом, подробно разъяснять необходимость изменений, причины и последствия, необходимо одобрение тех, кто эти новшества поддерживает. Плюс придется разработать и ввести в работу множество новых инструкций и приказов, расписать изменения документально, и все это тоже потребует воли и времени ответственного.

Когда организационные вопросы решены, то следующее на очереди – поставить под контроль денежные потоки в компании.

Что это значит для собственника?

• собственник в любой момент времени знает, сколько сегодня должны получить денег с начала месяца и на сколько отклоняемся от плана как в плюс, так и в минус
• собственник в течение 1-2 рабочих часов имеет на руках «План Б» и «План С» в случае резкого снижения поступлений денежных средств
• собственник знает, когда в компании кассовый разрыв и чем его закрывают
• все в компании знают, как оплатить платежи вне плана, больше лимита, сверх бюджета
• каждый топ-менеджер знает лимит оплат на текущий месяц по тем статьям, за которые он отвечает
• отдел продаж еженедельно корректирует план поступлений и отчитывается по причинам отклонений
• собственник знает, когда он получит начисленные дивиденды без ущерба оборотным средствам

Какие отчеты/планы мы рекомендуем использовать для этого:

• платежный календарь
• план на месяц (содержит статьи, лимиты, ответственных)
• отчет за месяц
• оперативные отчеты (ежедневные, еженедельные)
• заявки на платеж
• регламент (кто и в каком порядке собирает планы, утверждает ежедневные платежи)
• реестр платежей на текущий день (выбор банка-плательщика, распределение что платим сегодня

По нашему опыту внедрение самой простой системы управления деньгами дает:

• сокращение на 30% трудозатрат за счет исключения рутинной работы, ручной обработки операций
• сокращение на 20% просроченной ДЗ за счет получения оперативной информации по работе с дебиторами
• сокращение на 15% неликвидных запасов за счет развернутой аналитики по товарам и более точного планирования закупок.