Что сделать собственнику прямо сейчас: точки контроля финансов

Актуально на 6.03.22

Когда высокая турбулентность и трясет так, что некогда подумать – нужен чек-лист. Понятные и простые действия в порядке 1 -2- 3, чтобы начать их делать и давать распоряжения.

Когда составляешь план – видишь очень много нюансов, которые могут стать критичными для решения большой задачи. А нюанс может быть маленький, потому и незаметный. Не хочется, чтобы будущее зависело от непродуманной детали.

При обдумывании плана становится понятно, какие ресурсы нужны, мозг загружается поисками.

В критической ситуации от волнения мы можем не видеть очевидных решений. Или неочевидных, но вполне рабочих. Нужно подумать с кем-то.

Вступайте в различные сообщества и общайтесь. Во-первых, обмен идеями, информацией. Во-вторых, мозг перестраивается на ситуацию «я не один», а это важно сейчас - дать поддержку друг другу и получить её со стороны.

Времени сесть и хорошо все продумать в кризисный момент нет. Нужно быстро принимать решения. Поэтому консультанты пишут эти планы, памятки и информацию. Чтобы другие могли быстро воспользоваться.

Но это не отменяет именно ваш план. Пишите на листочке (я пишу простым карандашом на листе А4, это мой способ). Пишите в ноутбуке в файлах. Пишите в телефоне в записках. Наговаривайте голосом в аудио. Это все не важно – как. Передавайте потом ваш план исполнителям.

Платежный календарь у финансиста должен быть в 2-3 вариантах. Сейчас финансист – это ваша опора в принятии решения. Если ваш финансист не такой – меняйте. На рынке будут адекватные специалисты или аутсорсинг. Подготовить бизнес к кассовым разрывам, которые неизбежны – задача финансиста сейчас.

Собирать сейчас данные для анализа надо быстро. Не переживайте за точность расчетов и анализ прошлых отчетов. Они показывают реалии той ситуации, которой уже нет. План/бюджет/расчет/решение - вот сейчас темп работы с финансовой службой.

Ответственный – ИТ-специалист, маркетолог (там очень много доступов), бухгалтер (если пользуются облачными сервисами)

1. Определите сервисы, где хранятся ваши данные, данные вашей компании

2. Определите, какой риск потерять доступы к данным – высокий или нет (надеюсь, что все скачали страницы в Фэйсбуке и других соцсетях)

3. Если сервисы платные – посмотрите, до какого периода оплата, особенно сервисы на иностранных доменах

4. Определите где создать архивные копии и сохраните. Лучше в дух форматах – облако и сервер (диск)

5. Создайте таблицу – список таких сервисов, дату копирования и место хранения. Обновляйте копии с заданной периодичностью

6. Проверьте хостинги, доступность к ним

7. Если ПО хранится у разработчика не на территории РФ, но вы им можете пользоваться – не обновляйте

8. Сотрудникам их оргтехнику вменить в материальную ответственность. Пока не известно, когда сможем купить новое. Важно беречь то, что есть

Ответственный – юрист, менеджер по закупу (при импорте), менеджер по продажам (при экспорте)

1. Проверить условия наступления форс-мажорных обстоятельств. Если ваша компания не может оплатить, но пыталась это сделать – собирайте подтверждение (переписку, скрины) и можно обращаться в Торгово-Промышленную Палату за решением о наступлении форс-мажорных обстоятельств. Это поможет в разбирательствах о начислении пеней

2. Проверьте место суда в случае неурегулирования претензий. Если это за рубежом, по месту нахождения контрагента, то задайте заранее вопрос юристу как можно перевести дело на территорию РФ

3. Проверьте курс валюты. Курс биржи ММВБ, скорее всего, будет отличаться от ЦБ. Чем ближе курс договора к рыночному - тем проще

4. Проверьте место перехода права собственности.

5. Идеи открывать хабы в близлежащих странах СНГ (Армения, Казахстан) требуют людей на стороне открытия компании. Ищите информацию о возможных партнерах там, сотрудников и директора. Все проверяйте сами лично

Ответственные – все, кто работает в создании продукта

1. Товарные запасы сейчас – золото, которое неизвестно когда пополнится. Продастся, скорее всего, все. Даже неликвиды. Обычно в кризис говорят – избавьтесь от неликвидов. Сейчас это не актуально, кроме скоропорта. Строго учтите все, что есть

2. Если в вашем продукте есть товар+услуга (ремонт) – смотрите, где можно заменить продажу товара на ремонт. Это позволит сохранить подольше запас товаров.

3. Логистика самолетами станет баснословно дорогой. Смотрим автологистику, сборные грузы

4. Отказаться от долгосрочных решений в пользу быстрых решений для клиента

5. Если оказываем услуги, то их сейчас желательно «докрутить» до ценности Х2, чтобы сохранить клиентов. Клиенты с покупательской способностью сейчас дороже маржи (в разумных пределах, считаем. Предполагаю, что в какой-то период продажи на уровне точки безубыточности станут хорошим уровнем продаж. Надеюсь, что не надолго)

6. Быстро обсчитывать новые продукты и внедрять те, которые приносят валовую прибыль. Не пытайтесь обсчитать полную себестоимость (с распределением административных расходов) - это сейчас не актуально. Не забывайте о расходах на продвижение нового продукта

7. Фокус на техническое обслуживание оборудования сейчас должен быть высокий. Ко всему – бережно. Чек-лист по техническому состоянию всех объектов, включая персональные компьютеры, детекторы валют, кассовые аппараты и пр. Офисную оргтехнику и сотовые телефоны лучше переписать под материальную ответственность

Ответственный – HR

1. Специалисты «с руками», те, кто умеет работать и ремонтировать, будут приносить деньги. Если есть план по сокращению, то этих важно держать у себя

2. Воспользуйтесь всеми возможными мерами поддержки от государства, фондов ППМП и других структур. Обучение (поддержите людей), участие в контактах. Фонды много организовывали международных встреч из серии обмена опытом, у них можно запрашивать помощь в контактах

3. Все функции, что можно перевести на аутсорсинг – переводить на аутсорсинг. К выбору компании, конечно, нужно отнестись внимательно, но это снизит зарплатную и налоговую нагрузку и поддержит функционал

4. Вот по персоналу нужен план – кого и в какой форме сокращать, если такое придется делать.

Пример:

Ответственный - финансист

1. Иметь бюджет движения денежных средств в формате сценария. Это значит, что он (бюджет) должен быть построен на формулах так, чтобы при закладывании новых условий мог тут же дать приблизительный результат денежного потока. Это не сложно сделать, даже если никогда раньше не планировали

2. Определите статьи, которые вы будете платить в любом случае. Обычно это налоги, кредиты и фот. Посмотрите, на какие даты падают платежи и к этим датам создавайте резервы

3. На моменты кассовых разрывов можно сделать следующее:

- разнести по другим срокам оплаты поставщикам

- отказаться от каких-то платежей

- попробовать привлечь кредиты, или другие займы

- продать что-то не нужное

4. Мониторьте сообщения из банка по повышению ставок на кредиты. Не возвращайте деньги досрочно по старым ставкам.

5. Любые временно свободные деньги кладите на депозиты. Даже на одну ночь (овернайт), если у вас нет выбранного овердрафта (в таком случае банк не даст это сделать). Это позволит немного заработать.

6. Отложите суммы на налоги. На депозит, куда хотите. Но главное – они должны быть неприкосновенны. Ставка пеней по налогам на 05.03.2022 = 47% годовых. Если выручка снизится, то оплата налогов может стать большой проблемой

7. Собирайте дебиторку. Это сильно очевидно, но не понятно как сделать. Может помочь мотивация менеджеров - один наш клиент установил лимит дебиторки 10% к концу недели на каждого менеджера и «привязал» к этому показателю KPI. Но, наши клиенты будут вести себя «зеркально». Платить все равно нужно, иначе будет не выплатить обязательства, которые с нас никто не снимет

8. Если дебитор совсем не может оплатить – попросите бартер. Сейчас можно всем – вплоть до офисного оборудования. Не только продуктами клиента.