Как создать справочник статьей доходов и расходов (ищите формы для скачивания внизу статьи)

СПРАВОЧНИК ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Основной справочник, поэтому к нему лучше отнестись внимательно. Правил создания справочника доходов и расходов несколько, мы сейчас о них поговорим

Для краткости по тексту буду использовать аббревиатуру ОДР (отчет о доходах и расходах) и БДР (бюджет доходов и расходов)

1. Статьи доходов и расходов бюджета всегда равны статьям доходов и расходов в отчете. Т.е. то, как планируется бизнес – то и должно отражаться в учете. Т.е. если запланировано в бюджете выручку разделять по регионам (например), то и учете должен вестись в таких же разрезах

2. Нужно выделить список минимально достаточных статей доходов. В один отчет все не запихать, поэтому статьи в ОДР/БДР важно видеть принципиально выделенные. Например: компания оказывает услуги по производству оборудования (10 моделей различного оборудования), а также она оказывает услуги по техническому обслуживанию этого оборудования, услуги по проектированию. Здесь лучше разделить учет:

на отчет по продажам с расшифровкой по каждой модели/покупателю/региону и т.д.
А в ОДР/БДР вынести только вид реализации

Все, что является доходом не от основной деятельности – вынести в «Прочие доходы»

3. Группируем по такому же правилу статьи расходов. Группировка обычно происходит по функционалу этих расходов:

Расходы на обеспечение деятельности
Расходы на персонал
Расходы на помещение
Расходы на продвижение и рекламу
Административные расходы

В этом же моменте важно решить – будет ли компания применять разделение расходов на переменные и постоянные. Т.к. если будет (а я надеюсь, что это так), то статьи прямых расходов нужно проаудироать и понять – нет ли в них постоянной составляющей. И все эти группы разделить на постоянную и переменную части.

Например, есть расходы на оплату труда. Они состоят из окладной части (постоянная часть) и премий, которые зависят от выработки/продаж (переменная часть).

Результат аудита может быть таким (пример)

Если есть желание видеть общие расходы по статье, то после отчета можно вынести их сумму Справочно: расходы на ФОТ = …

4. Следующим шагом определяем – что именно, какие расходы будут учитываться по той или иной статье. Особенно, если статей выделили несколько (до 10) и многие мелкие расходы решили объединить в одну. Пишем Правила учета расходов по статьям

Это облегчит жизнь всем работающим с документом и снимет вопросы: «А это где учитывать»

5. Не думать о том – много статей выделили или мало – всегда есть возможность укрупнить/объединить. Это не сложно. НО: важно в отчетном периоде принятые правила соблюдать. Т.е. если приняли правила на год, то в этих правилах год нужно считать. Иначе данные в отчетах будут не сопоставимы.

Пример

В автосалоне приняли правило: в прямых расходах на автомобиль учитывать расходы на его транспортировку, предпродажную подготовку и премию менеджера с продажи. Т.е. выручка от каждого автомобиля считалась так:

Выручка от продажи – Цена поставщика – Стоимость транспортировки – Стоимость предпродажной подготовки – Премия менеджера = валовая прибыль

Но затем поняли, что это очень трудоемко и информации особой не несет, и решили транспортировку и предпродажную подготовку учитывать не на каждый автомобиль, а в блоке Переменных расходов в целом за период.

И Выручка от продажи каждого автомобиля стала считаться так:

Выручка от продажи – Цена поставщика – Премия менеджера = валовая прибыль

Видим, да? Что от перемены мест слагаемых сумма сильно изменилась.

Чтобы избежать таких моментов правила учета в периоде лучше не менять

6. Определиться – каким расходом считать Расходы на рекламу. С одной стороны – это расход, без которого не будет продаж. С другой стороны – это расход, который оплачивается из добавленной стоимости, из прибыли. Когда денег в бизнесе нет – на рекламу их тоже не тратят, так продают.

Мое мнение, что рекламу лучше выделять в отдельный блок условно-переменных расходов и считать эти расходы в тесной связке с продажами/конверсией .

В справочник статей доходов и расходов этот блок просто отдельно выделить

7. Выделить статьи для учета инвестиций и решить для себя – что компания считает инвестициями. Есть примеры, когда компании обучение сотрудников считает инвестициями. Тогда важно к этим статьям применять правила учета инвестиций – выносить их ЗА отчет о доходах и расходах, планировать и списывать согласно установленному сроку, пока эти инвестиции приносят пользу. Срок можно установить самим приказом или в учетной политике.

8. Опередить – какие финансовые показатели компания будет считать по ОДР/БДР. Чтобы группировку статей делать сразу под это. Стандартный набор:

Валовая прибыль
Рентабельность валовой прибыли
Коэффициент операционных расходов
Средний чек (при показателях количественных)
ЕBITDA, EBITи другие показатели прибыли
Рентабельность чистой прибыли

Ниже вы можете скачать образцы справочников и использовать их в работе.

Справочник ДР общий

Справочник ДР для IT-компаний (разработчиков)

Справочник ДР для медицинских клиник

Записаться на
встречу-знакомство

Укажите свои данные, и мы свяжемся с вами в течение следующего рабочего дня.

За 30-40 минут общения по телефону или в мессенджере мы оценим вашу ситуацию и предложим варианты решения.